2 jours (14h00)
Cette formation vous montrera comment préparer et mener une réunion d’une manière efficace et productive et comment bien gérer la dynamique de groupe.
Objectifs pédagogiques
- Préparer et animer une réunion d’une manière efficace
- Gérer les dynamiques de groupe
- Maîtriser les techniques d’animation de réunion
- Pratiquer l’écoute active et l’empathie
- Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire
Niveau/ Prérequis
Aucune connaissance particulière.
Participants
Managers, chefs de projet. Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l’animation de réunions.
Programme
Introduction
- Tour de table / présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation de la formation et de ses objectifs
Préparer une réunion – Avant la réunion
- Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions.
- Programmer, planifier.
- Clarifier l’objectif, l’ordre du jour, les priorités.
- Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
- Gérer la logistique.
- Utiliser des supports visuels : quelques conseils.
Communiquer en groupe – Pendant la réunion
- Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe.
- Gérer le positionnement. Acter sa place.
- L’empathie. La capacité d’identification.
- L’écoute active, les attitudes facilitatrices.
- Les contaminations comportementales.
- L’auto-confirmation des croyances.
Prendre la parole et conduire une réunion
- Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
- Harmoniser verbal et non verbal.
- Savoir s’affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
- L’utilisation de la voix. Le timbre, le ton, le rythme.
- Gérer le stress. Réguler ses rythmes internes.
- Le trac : une stimulation à adapter aux situations.
Animer une réunion
- La réunion restreinte, la grande réunion.
- Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
- Les fonctions de l’animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
- Maîtriser les techniques d’animation: le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses.
- Gérer le temps, maîtriser les dérives.
- Intégrer les divers types de participants « difficiles ».
- Résoudre les situations délicates, empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte.
- La vidéoconférence, la conférence téléphonique.
Conclure et s’évaluer – Fin de réunion
- Soigner les dix dernières minutes.
- Rédiger et diffuser le compte rendu.
- Elaborer un plan d’action.
Travaux pratiques
- Identifier les questions à se poser pour se préparer.
- Jeux ludiques autour des outils de communication et de prise de parole.
- Jeux de rôles de divers types de réunions. Identification des difficultés rencontrées. Concrétisation des solutions. Diversification des possibilités selon le style de chacun.
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l’animateur à chaque participant
- Bilan oral et évaluation à chaud
Modalités d’évaluation des acquis
L’évaluation des acquis se fait :
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d’auto-évaluation ou une certification
Objectifs pédagogiques
- Préparer et animer une réunion d’une manière efficace
- Gérer les dynamiques de groupe
- Maîtriser les techniques d’animation de réunion
- Pratiquer l’écoute active et l’empathie
- Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire
Niveau/ Prérequis
Aucune connaissance particulière.
Managers, chefs de projet. Toute personne désirant perfectionner ses compétences dans l’animation de réunions.
Modalités Techniques et Pédagogiques
Formation avec un formateur, qui peut être suivie selon l’une des 2 modalités ci-dessous :
- Dans la salle de cours en présence du formateur.
- Depuis votre domicile ou votre entreprise. Vous rejoignez un environnement de formation en ligne, à l’aide de votre ordinateur, tout en étant éloigné physiquement du formateur et des autres participants. Vous êtes en totale immersion avec le groupe et participez à la formation dans les mêmes conditions que le présentiel.
- Exposés théoriques et étude de cas concrets
- Documents supports de formation projetés et/ou remis au stagiaire.
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation sur son extranet
- Feuille de présence, émargée par demi-journée par chaque stagiaire et le formateur.
- Test en ligne ou papier sous forme de quiz
- Formulaires d’évaluation en fin de formation.
- Attestation de fin de formation, remise au stagiaire en main propre ou par courrier électronique.
Introduction
- Tour de table / présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation de la formation et de ses objectifs
Préparer une réunion – Avant la réunion
- Identifier les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions.
- Programmer, planifier.
- Clarifier l’objectif, l’ordre du jour, les priorités.
- Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
- Gérer la logistique.
- Utiliser des supports visuels : quelques conseils.
Communiquer en groupe – Pendant la réunion
- Connaître les règles de base de la communication et de la dynamique de groupe.
- Gérer le positionnement. Acter sa place.
- L’empathie. La capacité d’identification.
- L’écoute active, les attitudes facilitatrices.
- Les contaminations comportementales.
- L’auto-confirmation des croyances.
Prendre la parole et conduire une réunion
- Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
- Harmoniser verbal et non verbal.
- Savoir s’affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
- L’utilisation de la voix. Le timbre, le ton, le rythme.
- Gérer le stress. Réguler ses rythmes internes.
- Le trac : une stimulation à adapter aux situations.
Animer une réunion
- La réunion restreinte, la grande réunion.
- Réaliser les quatre phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
- Les fonctions de l’animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
- Maîtriser les techniques d’animation: le tour de table, les sous-groupes, le brainstorming, le débat, les synthèses.
- Gérer le temps, maîtriser les dérives.
- Intégrer les divers types de participants « difficiles ».
- Résoudre les situations délicates, empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte.
- La vidéoconférence, la conférence téléphonique.
Conclure et s’évaluer – Fin de réunion
- Soigner les dix dernières minutes.
- Rédiger et diffuser le compte rendu.
- Elaborer un plan d’action.
Travaux pratiques
- Identifier les questions à se poser pour se préparer.
- Jeux ludiques autour des outils de communication et de prise de parole.
- Jeux de rôles de divers types de réunions. Identification des difficultés rencontrées. Concrétisation des solutions. Diversification des possibilités selon le style de chacun.
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l’animateur à chaque participant
- Bilan oral et évaluation à chaud
Modalités d’évaluation des acquis
L’évaluation des acquis se fait :
- En cours de formation, par des mises en situation contextualisées évaluées
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d’auto-évaluation ou une certification